Politique de protection des données personnelles

Préambule

B.O. VISION est engagée dans une démarche de protection continue des données des utilisateurs en conformité avec la réglementation française et européenne et notamment :

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et,
Le Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

L’accompagnement et la satisfaction du client sont au cœur de nos valeurs et de nos objectifs.

Dans cette optique, la protection des données personnelles est essentielle et un sujet de préoccupation constant chez nous, tout particulièrement du fait de l’utilisation de données de santé.

La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après dénommée « Politique ») vous présente :

La manière dont nous collectons, traitons et utilisons vos données,
Les engagements pris par B.O. VISION pour garantir à la fois la sécurité de vos données et vos droits.

Notre Politique pourra évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire et de la doctrine de la CNIL.

1 – Périmètre de la politique de protection des données d’Optical Factory

La présente politique de protection des données personnelles s’applique aux responsables de traitement suivants :

À la société B.O. VISION, société à responsabilité limitée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 504 197 195, dont le siège social est au 9 BD LANNES – 75116 PARIS 16, lorsque vos données personnelles sont collectées lors de votre navigation sur notre site internet,

Aux magasins sous enseigne Optical Factory situés en France métropolitaine et dans les départements et régions et collectivités d’outre-mer, lorsque vos données personnelles sont collectées dans un de nos magasins du Réseau.

Vos données personnelles peuvent être collectées :

Lors de votre navigation sur notre site internet : https://www.opticalfactory.fr,
Lors de votre navigation sur notre site de vente en ligne : https://eshop.opticalfactory.fr,
Lors de votre venue dans un magasin du réseau Optical Factory,
Lorsque vous contactez Optical Factory et/ou le service client par téléphone, courrier, mail ou via les réseaux sociaux.

2 – Données collectées

Nous veillons à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées en application du principe de minimisation des données.

Nous collectons en ce sens tout ou partie des données suivantes :

Les données que vous fournissez en renseignant des formulaires ou questionnaires, en téléchargeant des contenus, en souscrivant à des services en lignes (pages réseaux sociaux),
Nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone,
Date de naissance, sexe, numéro de sécurité sociale,
Données de connexion (logs, adresse IP, plug-ins, type de terminal…etc.),
Opinion sur les produits, les magasins, la marque Optical Factory,
Données commerciales (historique d’achats, offre de services, utilisation du SAV, opérations promotionnelles, information de paiement),
Données de santé (taux de prise en charge, prescription, ordonnance, dispositifs médicaux),
Données nécessaires à l’application des codes de la sécurité sociale de la Liste des Produits et Prestation (codes LLP) (âge du patient),
Données de facturation (moyens et historiques de paiement, données de transaction, factures),
Informations sur vos visites (nombre de connexions, heures et durées de connexion, pages visitées…etc.),
Photos, vidéos de vous que vous acceptez de partager, et,
Toute demande particulière que vous pourriez nous adresser.

3 – Finalités de la collecte

Les traitements que nous mettons en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.

Vos données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

La délivrance des équipements d’optique (commandes, télétransmission des feuilles de soins à la Sécurité Sociale et aux Organismes Complémentaires d’Assurance Maladie) et de leur traçabilité,
De la gestion commerciale (prospection, fidélisation, action marketing),
De la délivrance de services (rendez-vous, entretien, réparation…etc.),
Statistiques, analyses et mesures d’audience.

4 - Stockage et Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont stockées en France ou en Europe dans nos bases de données.

Pour le site internet www.opticalfactory.fr, notre base de données est sauvegardée sur un serveur dédié de notre prestataire OVH CLOUD et le disque dur du serveur dédié est chiffré.

L’installation du serveur et la sécurité est effectuée par notre prestataire, l’Agence OOOP, ainsi que la sauvegarde régulière des données de notre site internet vitrine de manière chiffrées via la solution WASABI tierce de sauvegarde dans le cloud sur un serveur européen à Amsterdam et/ou à Paris.

L’ensemble des données de santé fait l’objet d’un hébergement chez un prestataire agréé de données de santé.

Nous conservons vos données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.

Ainsi les données :

De connexion sont conservées 1 an maximum,
Relatives aux documents et pièces comptables sont conservées pendant 10 ans,
Relatives aux clients à des fins d’animation et de prospection sont conservées 5 ans maximum,
Relatives aux équipements d’optique sont conservées jusqu’à 10 ans maximum afin d’assurer le service après-vente et les garanties proposées par OPTICAL FACTORY,
Relatives à votre carte bancaire ou autres moyens de paiement sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire de la transaction.

Une durée plus longue peut être appliquée en cas d’obligations légales et/ou réglementaires.

À l’issue de ces durées, les données personnelles sont supprimées.

5 - Sécurité des données

Nous assurons la sécurité de vos données à caractère personnel en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques, techniques et organisationnelles dans le but d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé, altération ou perte de vos données.
Par ailleurs, nous nous assurons du respect par nos sous-traitants des règles en matière de protection des données personnelles.

La transmission de vos informations via Internet est sécurisée au travers du protocole de communication Internet HTTPS protégé par un certificat SSL (SHA-256/RSA Encryption).

6 -Destinataires des données

Nous communiquons vos données à caractère personnel qu’à des destinataires habilités et déterminés.

Vos données personnelles sont destinées à B.O. VISION et aux magasins à l’enseigne Optical Factory.

Elles peuvent être transférées :

Aux fournisseurs et prestataires d’équipements optiques aux fins de traitement de vos commandes de verres,
Aux professionnels de santé dans le cadre de contrôle de prescription, sur demande ou avec votre accord,
A la Sécurité Sociale et aux Organismes Complémentaires d’Assurance Maladie pour obtenir vos remboursements,
À nos prestataires commerciaux sous-traitants notamment dans le cadre d’informations sur vos garanties, vos droits et nos offres. Nous nous assurons que ces derniers respectent les règles relatives à la protection des données personnelles.

Vos données personnelles ne font pas l’objet d’un transfert dans un pays situé hors de l’Union Européenne.

Si toutefois ce devait être le cas, nous nous engageons à ce que ces transferts soient réalisés dans le respect de la réglementation applicable ou à une réglementation présentant un niveau de protection adéquat et équivalent.

7 - Vos droits

En application de la réglementation Informatique et libertés vous disposez :

D’un droit d’accès,
D’un droit de rectification,
D’un droit d’effacement,
D’un droit de limitation sur vos données qui sont traitées,
D’un droit de modification et/ou de retrait,
Droit d’opposition à un traitement de vos données personnelles, en particulier s’agissant de la prospection commerciale,
Droit à la portabilité de vos données personnelles

En cas de décès pour lequel nous avons été informés, vos données sont supprimées, sauf celles relevant d’obligations légales et réglementaires.

Exercice de vos droits : vous pouvez exercer l’un des droits suivants adressant une demande à l’adresse de contact admin@opticalfactory.fr, en nous indiquant votre demande et en nous fournissant une pièce d’identité.

Nous traitons usuellement les demandes de ce type dans un délai d’un mois. A cette fin, nous sommes susceptibles de vous demander des informations ou des documents complémentaires.

En cas d’insatisfaction, vous disposez du droit de saisir l’autorité compétente en la matière : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 ; Tél : 01 53 73 22 22.

8 - Cookies

Nos partenaires et nous-mêmes utilisons des cookies et des balises internet “tag” afin de vous distinguer des autres utilisateurs quand vous utilisez notre site internet ou nos applications.

Pour plus d’information sur leur utilisation, nous vous invitons à consulter notre politique cookies via le lien suivant : https://www.opticalfactory.fr/cgu#cookies

8 - Contact

Pour toute demande de renseignement sur le traitement de vos données personnelles et/ou d’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser à :

Par courrier à l’adresse suivante : B.O. Vision 9 boulevard Lannes – 75116 Paris
Par e-mail à l’adresse suivante : admin@opticalfactory.fr

Pour toute information relative à la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.